Vos journées passent et vous n’avez rien coché sur votre liste de choses à faire ? Il est temps pour vous d’appliquer les principes de base de la technique Pomodoro. Cette méthode de gestion du temps, qui a été développée dans les années 80 par Francesco Cirillo, vous permettra d’augmenter significativement votre niveau de productivité. Vous pourrez enfin vous éloigner d’un ennemi bien connu de plusieurs, soit la procrastination. Chez Suite B, nous mettons en application la technique Pomodoro depuis nos débuts et ça nous permet vraiment de maximiser le temps productif de nos journées. C’est de cette façon que nous réussissons toujours à imaginer facilement la Suite pour nos clients.

Se préparer et comprendre la technique Pomodoro

La technique Pomodoro nécessite peu de matériel et est très facile à mettre en pratique. Tout ce qu’il vous faut, c’est un minuteur et une bonne dose de volonté. Voici comment ça fonctionne :

• Créez-vous une liste de tâches à effectuer pour une journée. Par exemple : répondre à mes courriels, rédiger des briefs pour nos clients, une liste de tâches pour nos designers, faire la facturation pour le mois en cours, etc.
• Programmez le minuteur à 25 minutes.
• Travaillez sur votre première tâche de la journée en vous assurant d’éviter les interruptions : mettez votre téléphone en mode silencieux, enlevez les notifications sur votre boîte courriel, fermez la porte de notre bureau, etc.
• Lorsque la minuterie sonne, prenez une pause de 5 minutes : étirez-vous, buvez de l’eau, marchez autour de votre bureau ou jetez un œil à vos messages en ne répondant que si c’est une véritable urgence.
• Pendant un autre 25 minutes, sans interruption, reprenez le travail de votre première tâche si elle n’est pas complétée ou passez à la suivante. Votre minuterie sonnera à nouveau et vous aurez droit à une autre pause de 5 minutes.
• Vous répétez cette séquence pour un total de quatre répétitions.
• Entre chaque tranche de quatre répétitions, accordez-vous une plus longue pause, d’environ 15 à 30 minutes. Il s’agit d’un bon moment pour refaire le plein d’énergie et se vider l’esprit.
• Recommencez ce cycle jusqu’à ce que vous ayez accompli toutes les tâches planifiées de votre journée. N’oubliez pas de redémarrer votre minuterie entre chaque séquence. Pour éviter d’oublier, plusieurs personnes aiment utiliser des applications déjà programmées avec cette séquence, telles que : Factorial, Timely by Memory, RescueTime, Toggl, Tick, Paymo, Nozbe, Hours, Easy Time Tracking, et plusieurs autres !

Il y a aussi l’option d’avoir une belle minuterie physique qui, par sa présence, nous rappelle de la régler régulièrement. La méthode Pomodoro tire d’ailleurs son nom du minuteur utilisé par son créateur qui était un minuteur de cuisine en forme de tomate (pomodoro en italien).

Adapter cette technique de gestion du temps à votre situation

La méthode Pomodoro peut être utilisée pour toutes sortes de tâches et être adaptée à de nombreux contextes. Nous savons qu’elle a, entre autres, beaucoup de succès auprès des étudiants et des professeurs, soit pour l’étude ou comme moyen de structurer un cours. Chez Suite B, nous l’utilisons pour la planification de nos journées au bureau, mais aussi dans le but d’organiser nos rencontres avec nos clients à l’agence.)

Comment planifier une rencontre de travail efficace avec la méthode Pomodoro ?

Il faut d’abord créer un ordre du jour dans lequel on s’assure de mettre des items qui ne dépassent pas 25 minutes. Lorsque ce n’est pas possible, il faut s’assurer de planifier des pauses régulières. L’utilisation d’une minuterie discrète nous permet de mettre l’accent sur nos objectifs et de ramener les discussions à ce qui est vraiment important. Nous sommes ainsi respectueuses du temps de chacun. C’est une belle marque de respect de finir les rencontres dans le temps alloué sans se sentir précipité à la toute fin. Cette approche est vraiment B-ton pour cela.

Les résultats que l’on peut obtenir à partir de la méthode Pomodoro

Une créativité aiguisée

Chez Suite B, il nous arrivait fréquemment d’être distraites par notre cellulaire qui sonne en plein milieu de l’élaboration d’une arborescence de site Web ou encore de travailler trop longtemps sans pause lors d’une séance de remue-méninges pour la création d’une nouvelle image de marque. Nous avons été agréablement surprises de voir à quel point nous pouvions être plus créatives dans nos stratégies lorsque nous ne sommes pas dérangées et que nous prenons le temps d’arrêter quelques minutes pour s’énergiser. C’est plus facile de mettre de la Suite dans les idées de nos clients !

Une plus grande motivation au travail

Quand nous réussissons à accomplir toutes les tâches prévues dans une journée, ça nous rend vraiment fières. C’est ainsi que nous gagnons de la motivation. La technique Pomodoro ne change rien aux tâches que nous avons à faire, mais nous les percevons d’une manière différente. Le minuteur nous donne toujours l’impression d’être près du fil d’arrivée, ce qui fait en sorte que c’est facile de tout donner. Nous nous sentons facilement motivées à continuer la réalisation de nos projets.

Une meilleure planification et une plus grande productivité

Dans le monde d’aujourd’hui, les distractions affluent de tous les côtés. Portez une attention à la façon dont nous travaillons et se focaliser sur une tâche à la fois, c’est vraiment la clé pour une meilleure productivité. Grâce à la technique Pomodoro, nous sommes devenues plus réalistes sur les tâches à accomplir, nous ne perdons plus de temps à faire des choses inutiles et nous sommes plus concentrées dans tout ce qu’on fait. Ce sont toutes des choses qui nous aident certainement à ce qu’il y ait toujours une Suite!

Une conscience de la valeur monétaire du temps

Avec cette planification améliorée, nous pouvons mieux comprendre quel est le coût réel de chacune des tâches que nous accomplissons. Nos clients paient donc uniquement pour le véritable service rendu. De plus, nos estimations sont maintenant élaborées au quart de tour. Ce n’est pas pour rien que nous disons souvent à nos clients que chez Suite B, nous n’offrons pas de flaflas, que des résultats !

Les pièges à éviter lorsque vous utilisez cette méthode de gestion du temps

1.   Essayer de la mettre en application à la lettre tout de suite et en tout temps

Il est possible que ce soit plus difficile pour certains de travailler sur des cycles réguliers. Ne voyez donc pas cette méthode comme une formule à respecter à la lettre. Comme mentionné un peu plus tôt, il faut savoir l’adapter à notre réalité. Il se peut que vous ayez la concentration pour travailler sur des cycles un peu plus courts ou un peu plus longs. De plus, il se peut que vous ayez besoin de pauses qui varient en durée et c’est bien correct comme ça. Soyez flexible et donnez-vous le temps de vous habituer. N’hésitez surtout pas à ajuster la cadence afin que vous puissiez vraiment offrir le meilleur de vous-même.

2.   Travailler dans des environnements difficiles pour la concentration

La technique Pomodoro est ardue à mettre en application pour des gens qui travaillent dans des milieux bruyants ou avec beaucoup de distractions sur lesquelles ils n’ont aucun contrôle. Bien que ça ne règle pas tout, il y a toujours la possibilité d’utiliser des bouchons ou des écouteurs afin d’atténuer les bruits ambiants. Aussi, dans des milieux de travail où plusieurs personnes peuvent venir vous déranger, nous vous suggérons de placer, à la vue, une petite affiche avec un message clair qui indique à vos collègues que vous ne souhaitez pas être dérangé. Vous aurez amplement de temps, durant vos longues pauses, pour aller les voir et effectuer auprès d’eux le suivi désiré. Vous pouvez aussi planifier vos tâches nécessitant une grande concentration aux moments où il y a le moins d’affluence dans votre lieu de travail ou d’étude. Ainsi, plus rien de pourra vous emB-ter.

3.   Mal estimer la durée des tâches que l’on prévoit dans une journée

Planifier le bon nombre de tâches à accomplir dans une journée est un apprentissage en soi. Au début, vous pouvez donc noter, à côté d’une tâche, combien de tranches de 25 minutes ont été nécessaires pour la compléter. De cette façon, vous pourrez consulter vos horaires précédents lorsque certaines tâches similaires seront de nouveau à mettre à votre horaire. Vous deviendrez ainsi vraiment efficace dans votre gestion du temps!

Si vous cherchez une agence en marketing et communication qui sait évaluer vos projets avec précision et qui offre toujours le meilleur d’elle-même, pensez à Suite B.

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